宴会の幹事に選ばれてしまった場合、予算や料理、場所や演出など、決めることが多くとても大変です。仲間内のちょっとした宴会なら多少のミスも笑って済まされますが、会社の重要な宴会で失敗が許されないという場合もあるかもしれません。
このコラムでは、幹事をする上で押さえておくべきポイントを具体的にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
１・何よりも先に行うべきこと…宴会規模・目的の把握
まずその宴会の規模や重要性を把握しましょう。職場の定例の食事会や、ちょっとした仕事の打ち上げ程度ならそれほど緊張することはありませんが、改まってクライアントを招く社運をかけた宴会や、社内行事でも失敗できないようなレベルであれば、自分一人で責任を負うような状態を避けましょう。
自分自身がメイン担当者だとしても、サブ的な人材を配置したり、上司や先輩にアドバイザー的な役割を頼んだりと、早い段階で責任を分散することが重要です。また宴会が慣習的なものであれば以前の資料をもらうなどして、例年の予算や傾向を確認しましょう。
２・まず概要をつかみましょう
2-1・宴会の目的・雰囲気を想定しましょう
気楽な集まりなのか、フォーマルなのか、落ち着いた雰囲気が良いのか、華やかさが求められるのか、などを最初に考えましょう。目的が接待である場合と、慰労である場合、親睦である場合などでお店選びも変わります。複数の人の親睦が目的であれば立席のビュッフェを選ぶのもアリですが、特定の人を歓迎、送別するのであれば、その人はある程度決まった場所にいた方が目的に叶います。立席にした場合、最悪は主役である人が置き去りにされて話しやすい人だけが固まってしまうなどもあり得ますから注意が必要です。
2-2・参加者を想定しましょう
参加者の年齢層や立ち位置などを把握・想定しましょう。女性のみである場合と、男性のみの場合では店選びも変わりますし、高齢者が多い場合と若年層が多い場合でもメニューも雰囲気も変わるでしょう。
３・概要がつかめたらお店選びを進めましょう
3-1・まず予算を決めましょう
お店選びで重要なのは予算です。特定のクライアントの接待であれば一人当たりの予算が数万円という事もあり得ますし、職場内の定例の集まりなら安さが優先するということもあります。予算が少ないのに高級中華などという選択はあり得ませんし、予算が見えていればお店を検索するのも早くなります。
3-2・お店の系統を絞りましょう
ここまでで雰囲気や規模感は既にわかっていますから、ある程度具体的なお店を2種類想定して、キーマン（会社組織であれば最上位者）からどちらがいいか聞いていき、決定の参考にしましょう。
候補を2つにするのは「幹事が勝手に決めた」という苦情を避けるためと、みんなに相談することで参加意識を持ってもらうためです。ただ、候補が3つ以上になると希望が割れてまとまりませんから2つに絞っておくことは重要です。
例えばグループ内の年長者の送別会であれば、参加するのは知った顔ぶればかりのはずです。親睦ではなくみんなで話せるような落ち着いた雰囲気が望ましでしょう。席の移動も頻繁に行う必要ないでしょうから、次々と料理が運ばれてきて、それも話題にできる串揚げとイタリアンの二つを候補にしてみてはどうでしょうか。
また、複数の新入社員の歓迎会であれば、親睦のために移動がしやすいことが望ましく、一人ひとりに料理が運ばれてくるようなコース料理は向きません。ビュッフェ形式の洋食か、大皿からとって食べる居酒屋系などが良いでしょう。
3-3・候補店を選ぶコツ
予算と雰囲気、人数や参加者の陣容は想定出来ているはずですから、それを踏まえた店選びをしましょう。
ここまで触れていない条件では以下の要素があります。
・立地は駅チカが重要
あまりに離れた場所や、へんぴな場所にすると集合した時点で微妙なムードになる事もあります。それを踏まえて駅から近い場所を選びましょう。
・飲み物の種類も確認しておく
食べ物のメニューはどんなものかは誰しもチェックしますが、飲み物には意外と注意が向かないこともあります。特に幹事自身があまりお酒を飲まない場合などは要注意です。
主役やキーマンの人が好むお酒が無いと宴会が盛り上がりませんから、特定の人を意識する必要があれば事前にチェックしましょう。
